Cách chọn máy chấm công cho doanh nghiệp, tránh phí phát sinh

Cách chọn máy chấm công cho doanh nghiệp: Đúng nhu cầu, tiết kiệm chi phí

Mua máy chấm công có giá thấp chưa chắc đã tiết kiệm nếu cuối tháng kế toán vẫn phải sửa bảng công bằng tay. Ngược lại, doanh nghiệp ít người, làm giờ hành chính cũng không nhất thiết phải đầu tư hệ thống nhiều tính năng. Cách chọn máy chấm công phù hợp là bắt đầu từ số nhân viên, cách chia ca và nhu cầu lấy dữ liệu, sau đó mới so sánh thiết bị và giá trọn gói.

Trước khi chọn máy, cần xác định những gì?

Bạn không cần tìm hiểu quá nhiều thông số ngay từ đầu. Hãy chuẩn bị các thông tin dưới đây để đơn vị cung cấp tư vấn đúng cấu hình và báo đủ chi phí.

Ví dụ, văn phòng 20 người làm giờ hành chính thường có yêu cầu khác với cửa hàng 20 người chia ba ca. Số nhân viên giống nhau nhưng cách tính công, quản lý lịch nghỉ và xử lý lượt chấm thiếu có thể khác. Vì vậy, chỉ hỏi “máy này dùng được bao nhiêu người?” là chưa đủ để quyết định mua.

Nên chọn máy chấm công vân tay, khuôn mặt hay thẻ từ?

Mỗi phương thức có điểm thuận tiện riêng. Nên chọn theo điều kiện sử dụng thực tế và cho một nhóm nhân viên dùng thử trước khi triển khai toàn bộ.

Wi-Fi là cách kết nối, không phải phương thức xác thực. Máy có Wi-Fi chưa chắc đã cho phép quản lý nhiều chi nhánh hoặc xem dữ liệu trên điện thoại. Khi xem các dòng máy chấm công, hãy yêu cầu bên bán xác nhận cả thiết bị lẫn phần mềm đi kèm.

Chọn máy chấm công theo mô hình doanh nghiệp

Văn phòng nhỏ, làm giờ hành chính

Ưu tiên máy dễ sử dụng, phần mềm dễ lấy báo cáo và có hướng dẫn rõ ràng. Cần kiểm tra cách khai báo giờ vào, giờ ra, ngày nghỉ, đi muộn và về sớm. Nếu chỉ có một địa điểm, chưa cần quản lý tập trung, có thể tránh những tính năng chưa dùng đến để giảm chi phí.

Cửa hàng, quán ăn có nhiều ca

Điểm cần xem kỹ là phần mềm xử lý lịch làm của nhân viên. Hãy đưa một lịch mẫu có ca sáng, ca chiều, đổi ca và làm thêm để bên cung cấp chạy thử. Nếu có nhiều cửa hàng, cần hỏi rõ dữ liệu được tập trung về đâu, ai được xem và có phí theo điểm bán hay không.

Nhà xưởng có đông người hoặc ca đêm

Ngoài số người đăng ký, cần tính lượng nhân viên chấm công trong cùng một khoảng thời gian. Một máy đủ bộ nhớ chưa chắc đã đáp ứng tốt nếu mọi người cùng vào ca và phải xếp hàng lâu. Với ca qua ngày, nên thử tình huống vào làm buổi tối, tan ca sáng hôm sau để kiểm tra cách ghép lượt vào – ra.

Doanh nghiệp muốn chấm công kết hợp mở cửa

Cần kiểm tra khả năng kết nối của đúng model và các thiết bị đi kèm. Tổng chi phí có thể gồm khóa điện, bộ nguồn, nút thoát, phụ kiện cửa và dây dẫn. Doanh nghiệp có nhu cầu này nên khảo sát đồng thời phương án kiểm soát cửa ra vào để chọn thiết bị tương thích ngay từ đầu.

Phần mềm cần được kiểm tra trước khi mua

Máy ghi nhận giờ chấm công, còn việc tổng hợp thành bảng công phụ thuộc vào phần mềm và cách cài đặt. Nếu khai báo sai ca làm hoặc quy tắc tính công, cuối tháng người phụ trách vẫn phải kiểm tra và sửa nhiều dòng dữ liệu. Vì vậy, nên yêu cầu chạy thử theo lịch làm thật của doanh nghiệp trước khi chốt.

Đừng mặc định “có phần mềm” đồng nghĩa với việc đáp ứng mọi cách tính công. Khả năng xử lý còn tùy sản phẩm, phiên bản và phạm vi triển khai. Nếu đang sử dụng phần mềm nhân sự khác, cần xác nhận khả năng trao đổi dữ liệu trước khi đổi máy.

Chi phí máy chấm công gồm những khoản nào?

Muốn so sánh báo giá chính xác, hãy so cùng phạm vi cung cấp. Một báo giá chỉ có thiết bị sẽ khó so với báo giá đã gồm phần mềm, lắp đặt, cài ca và hướng dẫn sử dụng. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp kiểm tra các khoản cần chốt.

Không nên suy độ bền hay độ bảo mật chỉ từ mức giá. Máy có giá thấp vẫn có thể phù hợp với nhu cầu đơn giản; máy đắt hơn cũng cần kiểm tra tính năng cụ thể. Khi nhận báo giá, hãy yêu cầu ghi rõ những gì được bàn giao thay vì chỉ nhìn tổng tiền.

Ba việc giúp tránh mua máy chấm công lãng phí

Kiểm tra hệ thống đang có trước khi thay máy

Nếu máy hiện tại vẫn nhận chấm công nhưng phần mềm không lấy được dữ liệu, nên kiểm tra kết nối và cấu hình trước. Việc thay thiết bị ngay có thể chưa xử lý được nguyên nhân. Hãy mô tả rõ lỗi, thời điểm xuất hiện và phần mềm đang dùng để đơn vị kỹ thuật đánh giá.

Chỉ mua tính năng có nhu cầu sử dụng

Một văn phòng nhỏ có thể chưa cần quản lý nhiều chi nhánh hoặc kết hợp mở cửa. Ngược lại, chuỗi cửa hàng nên tính trước nhu cầu quản lý tập trung để tránh phải thay giải pháp khi mở thêm điểm bán. Tiết kiệm là chọn đủ nhu cầu hiện tại và có hướng mở rộng phù hợp.

Yêu cầu bàn giao một bảng công mẫu

Trước khi nghiệm thu, nên kiểm tra từ lượt chấm trên máy đến báo cáo xuất ra. Người phụ trách cần tự thực hiện được các thao tác thường dùng và biết liên hệ ai khi gặp lỗi. Đây là bước giúp hệ thống được sử dụng ngay sau lắp đặt.

Câu hỏi thường gặp khi chọn máy chấm công

Mất Internet có chấm công được không?

Tùy thiết bị và cách triển khai. Với máy có chức năng ghi nhận độc lập, dữ liệu có thể được lưu tại máy khi mất kết nối, còn việc đồng bộ về phần mềm thực hiện sau. Cần xác nhận riêng nếu sử dụng giải pháp phụ thuộc dịch vụ trực tuyến.

Mất điện máy có tiếp tục chấm công không?

Chỉ khi máy được cấp điện từ pin hoặc bộ lưu điện phù hợp. Việc giữ dữ liệu đã lưu không có nghĩa là máy vẫn nhận được lượt chấm mới khi mất nguồn. Nếu doanh nghiệp cần chấm công liên tục, hãy đưa yêu cầu nguồn dự phòng vào báo giá.

Có thể xem dữ liệu chấm công trên điện thoại không?

Có thể với giải pháp hỗ trợ chức năng này. Cần kiểm tra phần mềm, tài khoản truy cập và phí sử dụng; không chỉ dựa vào việc máy có Wi-Fi.

Máy chấm công có tự tính lương không?

Không nên mặc định như vậy. Báo cáo chấm công và bảng lương là hai phần cần kiểm tra riêng, nhất là khi doanh nghiệp có phụ cấp, thưởng, khấu trừ hoặc quy tắc tính lương riêng.

Tư vấn chọn và lắp đặt máy chấm công tại FPTC

Để được tư vấn sát nhu cầu, bạn hãy gửi FPTC số nhân viên, số địa điểm, lịch làm việc và yêu cầu chỉ chấm công hay kết hợp mở cửa. Nếu đang có máy hoặc phần mềm, nên gửi thêm model và tình trạng sử dụng để kiểm tra khả năng tận dụng.

Tham khảo dịch vụ lắp đặt máy chấm công cho doanh nghiệp hoặc liên hệ 08.1313.6565 để trao đổi phương án và yêu cầu báo giá rõ thiết bị, phần mềm, công lắp cùng phạm vi hỗ trợ.